Bei einer Reise dieser Größe wird es schnell unübersichtlich – wie also die Infos zu den verschiedenen Bereichen organisieren? In der Planentwicklung reichten noch Notizen je Reiseland aus. Je mehr ich ins Detail ging desto mehr merkte ich, dass es dort zu unübersichtlich wurde. Ich begann also, ein Tabellendokument mit verschiedenen Blättern zu verschiedenen Themen anzulegen. Dort konnte ich dann auch Daten miteinander verknüpfen und z.B. die Gesamtreisedauer besser einschätzen. Meine Packliste und die Kostenplanung sind ebenfalls in diesem Dokument, das jetzt quasi als Masterplan für die Reise dient.
Nach der groben Routenplanung legte ich zunächst einen Routenkalender mit der voraussichtlichen Reisezeit je Land an. Außerdem habe ich einen Kostenplan nach Ländern erstellt, in dem ich je Land die verschiedenen täglichen Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Benzin hinterlegt habe. Nun konnte ich diese Kosten mit der Anzahl Reisetage des jeweiligen Landes verrechnen lassen, Sonderkosten wie Transporte oder Sightseeing addieren und somit die zu erwartenden Kosten je Land ermitteln.
Das Ganze möchte ich während der Reise genauer dokumentieren und habe je Reiseland ein separates Tabellenblatt als „Journal“ erstellt. Hier kann ich alle Ausgaben kategorisiert erfassen und später auswerten. Dabei werden die Tage je Land gezählt und Beträge in Fremdwährungen direkt in Euro umgerechnet, um hoffentlich schon Vorort ein Gefühl für den Wechselkurs zu bekommen. Das ist ein vermutlich unnötiger Aufwand, gibt mir aber hoffentlich einen guten Überblick zum Budget und meiner Einschätzung der weiteren Reise auch unterwegs. Die gesamten Daten lassen sich dann in einer größeren Auswertungstabelle weiterverwenden.
Auf weiteren Blättern dokumentiere ich den aktuellen Stand meines Reisebudgets inklusive Überblick, ob ich im Sparplan liege oder hintendran. Abgeschlossen wird das Ganze von einem größeren Übersichtsblatt, das auf die jeweiligen Seiten zugreift und generelle Informationen für die Querverweise zusammenhält, sodass ich Daten wie Anzahl Tage nicht an verschiedenen Stellen verändern muss. Außerdem schafft es einen Überblick dazu, welche Kosten ich bislang schon gezahlt habe und wie groß dadurch mein Budget für die Reise noch ist oder sein sollte und welche Deckungen meine Konten zum Beginn der Reise haben sollten. All das ist so miteinander verknüpft, dass ich es jederzeit an den aktuellen Planungsstand anpassen kann und die Berechnungen automatisch durchgeführt werden – im Vorfeld also einiges an Arbeit, das sich aber eventuell später auszahlt; und selbst wenn nicht, Spaß gemacht hat’s ja schon auch.